E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Neuerung für Unternehmen in Kraft: die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Diese Maßnahme, die im Zuge der digitalen Transformation und zur Förderung effizienterer Verwaltungsprozesse beschlossen wurde, betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen.

Um den Übergang reibungslos zu gestalten, ist es wichtig, sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen auseinanderzusetzen. Dieser Newsletter erklärt, was hinter der E-Rechnungspflicht steckt, welche Vorteile sie mit sich bringt und wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die bevorstehende Umstellung vorbereiten können.


Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein strukturiertes digitales Dokument, das in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und übermittelt wird. Diese Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, was die Effizienz im Rechnungswesen deutlich erhöht. Anders als ein herkömmlicher PDF-Anhang, der per E-Mail verschickt wird, muss die E-Rechnung so gestaltet sein, dass sie ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden kann, was den Aufwand und Fehlerquellen in der Rechnungsstellung erheblich reduziert.


Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die Einführung der E-Rechnung für den B2B-Sektor basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Durch die Ausweitung auf Unternehmen verfolgt der Gesetzgeber mehrere Ziele. Zum einen soll die Bürokratie abgebaut werden, indem manuelle Datenerfassungen und Papierverarbeitung überflüssig werden.

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Zum anderen werden die Prozesse durch die Digitalisierung beschleunigt, was eine schnellere Abwicklung von Rechnungen und Zahlungen ermöglicht und dadurch die Liquiditätsplanung verbessert. Ein weiteres zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Steuerbetrug, da die elektronische Nachverfolgbarkeit der Mehrwertsteuer eine größere Transparenz schafft und Steuerhinterziehung erschwert.


Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland ausstellen. Unabhängig von der Größe des Unternehmens sind sowohl kleine als auch große Betriebe davon betroffen. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie einige Sonderfälle werden vorerst von der Regelung ausgenommen, doch die genauen Spezifikationen stehen noch aus. Unternehmen sollten sich dennoch rechtzeitig darauf vorbereiten, dass sie in Zukunft sämtliche Rechnungen elektronisch ausstellen müssen.

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Welche Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen?

Um der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, müssen Unternehmen verschiedene technische und organisatorische Anpassungen vornehmen. Zunächst muss sichergestellt werden, dass die bestehende Buchhaltungs- und ERP-Software in der Lage ist, Rechnungen im vorgeschriebenen E-Rechnungsformat zu erstellen und zu versenden. In vielen Fällen kann es notwendig sein, neue Softwarelösungen zu implementieren oder bestehende Systeme zu erweitern. Darüber hinaus ist es entscheidend, die vorgeschriebenen Übertragungswege wie PEPPOL zu nutzen, da der einfache Versand einer Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt. Auch die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, wie das Vorhandensein von Pflichtangaben wie Steuernummer und Rechnungsnummer, muss gewährleistet sein.


Integration von E-Rechnungslösungen für E-Commerce-Plattformen

Für Unternehmen, die E-Commerce-Plattformen wie Shopware, PrestaShop oder xt:Commerce nutzen, ist es besonders wichtig, rechtzeitig passende Lösungen zur Unterstützung der E-Rechnungen zu implementieren. Shopware bietet beispielsweise bereits die Integration der Lösung easybill, die ab Dezember 2024 das Erstellen von E-Rechnungen ermöglicht. Auch PrestaShop stellt Add-ons zur Verfügung, die Unternehmen bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand unterstützen. Für xt:Commerce und modified eCommerce gibt es ebenfalls Erweiterungen und Schnittstellen, die den elektronischen Rechnungsversand erleichtern.

Shopware

  • easybill
  • Electronic Invoice (ab Dezember 2024)
  • E-Invoice Validator

PrestaShop

  • Prestashop Invoice Bill Payment Module
  • Knowband Invoice Bill Payment Module

modified eCommerce

  • CAO-Faktura (Open-Source)
  • sevDesk
  • lexoffice

xt:Commerce

  • Lösung in Arbeit
  • Aktuell nur bedingte und begrenzte Möglichkeiten wie Paypal/Klarna Checkout oder das Core Plugin PDF-Invoice

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Unternehmen können durch den Verzicht auf Papier und den damit verbundenen Versand- und Druckkosten erhebliche Einsparungen erzielen. Da E-Rechnungen sofort nach dem Versand verarbeitet werden können, werden zudem Zahlungen schneller abgewickelt, was zu einer besseren Liquiditätsplanung führt. Darüber hinaus trägt die Umstellung auf digitale Rechnungen zur Schonung der Umwelt bei, da der Papierverbrauch drastisch reduziert wird. Rechtlich gesehen sorgt die Umstellung dafür, dass Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und mögliche Sanktionen aufgrund von Nichteinhaltung vermieden werden.


Risiken bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht

Unternehmen, die ab 2025 keine E-Rechnungen ausstellen, laufen Gefahr, dass ihre Rechnungen nicht bearbeitet oder Zahlungen verzögert werden. Darüber hinaus drohen Bußgelder und andere rechtliche Konsequenzen, wenn die neuen Vorgaben nicht erfüllt werden. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, die Umstellung rechtzeitig vorzunehmen und alle notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen zu treffen.


Wie sollten sich Unternehmen vorbereiten?

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gut auf die Einführung der E-Rechnungspflicht vorbereitet ist, sollten Sie frühzeitig eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Systeme vornehmen. Überprüfen Sie, ob Ihre derzeitige Buchhaltungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu erstellen und zu versenden. Falls notwendig, sollten Sie neue Softwarelösungen implementieren oder bestehende Systeme anpassen. Eine umfassende Mitarbeiterschulung ist ebenfalls empfehlenswert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den neuen Anforderungen vertraut sind. Eine Testphase, in der der elektronische Rechnungsversand simuliert wird, kann helfen, mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.


Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 bringt tiefgreifende Veränderungen für den B2B-Bereich in Deutschland mit sich. Unternehmen sollten die notwendigen technischen und organisatorischen Anpassungen frühzeitig vornehmen, um von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Eine rechtzeitige Vorbereitung sichert einen reibungslosen Übergang und schützt vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

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